Ходатайство о награждении может быть возбуждено организацией любой организационно-правовой формы и любой формы собственности.
Для возбуждения ходатайства в адрес Совета направляется наградной лист установленной формы заверенный печатью организации и подписью руководителя организации.
В течение 30 дней с момента поступления документов в Совет, в адрес ходатайствующей организации направляется выписка из решения Совета.
Если ходатайство о награждении удовлетворено, то вместе с выпиской ходатайствующая сторона получает счет на услуги по изготовлению наградного знака.
Наградные знаки высылаются в адрес организации фельдъегерской почтой или передаются представителю организации по доверенности.
Церемонии награждения могут проводиться в одном из двух форматах по усмотрению ходатайствующей стороны:
-
Вручение наградного знака проводится ходатайствующей стороной;
-
Наградной знак вручается Председателем Совета (либо уполномоченным им лицом) в рамках торжественной церемонии, организуемой Российской геральдической палатой.